Trello es una de esas herramientas que, a poco que les des una oportunidad, acaban convirtiéndose en absolutamente indispensables en tu día a día. Y es que se trata de un gestor de proyectos que destaca tanto por su sencillez como por su funcionalidad y eficacia. De hecho, también sirve como gestor de equipos. Aquí queremos explicarte qué es exactamente, que ventajas puede proporcionarte empezar a utilizarlo y cómo se puede implementar en las empresas.
¿Qué es Trello?
Se trata de una aplicación web que opera desde un sistema de almacenamiento en la nube y que, por lo tanto, no precisa de descarga y que permite, dicho de una forma simple y entendible por todos, hacer listas dentro de listas. Por ejemplo, imagina que quieres apuntar todas las cosas que tienes que hacer un día determinado. Pero, además, deseas incluir en cada tarea vídeos, documentos, imágenes, etc. Esto es exactamente lo que te permite esta herramienta.
Además, permite el uso colaborativo, por lo que las listas son accesibles para otros usuarios siempre que dispongan de los permisos adecuados. En este sentido, es posible asignarles tareas, poner tiempo límite para su realización, etc. Para esto último cuenta con un calendario que se sincroniza con el de Google si se desea.
En concreto, su diseño está inspirado en el famoso método Kanban para la gestión de proyectos. En él son indispensables las tarjetas con listas que determinan el estado de las tareas de una fase determinada. De este modo, todo queda dividido en cosas que aún no han sido empezadas, otras que se están llevando a cabo en este momento y unas últimas que ya han sido terminadas.
Ventajas de usar Trello
Utilizar esta herramienta online puede proporcionarte infinidad de ventajas tanto a nivel personal como profesional y empresarial. Esto se debe, fundamentalmente, a que resulta muy útil para gestionar equipos de trabajo que operan a partir de metodologías ágiles como SCRUM, por ejemplo. Y es que facilita un control exhaustivo y permite que cada participante sepa lo que debe hacer en cada momento sin intermediación humana.
Por su parte, puede utilizarse a través del teléfono móvil, lo que añade versatilidad. Por ejemplo, imagina que eres el responsable de la gestión de un blog corporativo para una agencia de publicidad en barcelona. Mientras vas por la calle a hacer otra tarea, se te ocurre una idea fenomenal para un artículo. Solo tienes que entrar en la aplicación, añadir una nota con la temática y cualquier cosa adicional que hayas pensado y, automáticamente, tu equipo de trabajo tendrá constancia de qué deben hacer sin que tú hayas tenido que avisarles. Además, mientras estás fuera, podrás hacer el seguimiento de la tarea.
A todo esto hay que añadir que esta herramienta online facilita un mayor grado de transparencia en los procesos de cualquier empresa u organización. De hecho, en cualquier momento podrás ver cómo se desarrolla el proyecto. Además, facilita la participación de la comunidad, lo que incrementa el ‘engagement’ y permite una mayor involucración de los trabajadores en el producto. En este sentido, les brinda la posibilidad de opinar, hacer apuntes, sugerir mejoras o reportar un ‘bug’.
Implementación de Trello en las empresas
Como ya hemos comentado, esta aplicación es ideal para el ámbito profesional por su capacidad para facilitar el trabajo colaborativo. Sin duda, se trata de una herramienta muy sencilla a simple vista pero que, tras ella, esconde una enorme complejidad basada en la última tecnología de programación disponible. Además, cuenta con una API abierta para la comunidad, por lo que cualquiera puede preparar y usar sus propias extensiones a partir de ella y crear funcionalidades adicionales.
La implementación de la aplicación en las empresas es simple. La primera razón que explica que esto sea así se encuentra en el hecho de que es gratuita y accesible para cualquiera. Por lo tanto, basta con crear un usuario principal que cree y gestione el proyecto y otros secundarios, que serán los trabajadores, que operen en él.
En este sentido, para empezar la familiarización con la herramienta, hay una plataforma denominada UX que ofrece una gran variedad de minitutoriales con el propósito de enseñar las funcionalidades básicas que ofrece la aplicación. En muchas ocasiones, debido a la intuitividad que la caracteriza, no son necesarios, pero nunca está de más que todo el que trabaje con ella les eche un vistazo.
Una vez hecho esto, basta con vincular y sincronizar los dispositivos, para lo cual también existe un tutorial. A este respecto, la app móvil (app store o google play)y su interfaz ‘drag&drop’ han sido de gran ayuda para lograrlo.Tampoco cuenta ni con publicidad de terceros ni propia, lo que es especialmente interesante teniendo en cuenta que no tiene coste alguno. En definitiva, quienes necesiten un gestor de proyectos sencillo, dinámico y optimizado al mundo empresarial, pueden dejar de buscar.
Y tú, ya has utilizado Trello? Utilizas otro gestor de proyectos? Déjanos un comentario contándonos tu experiencia! Muchas gracias a todos por leer este artículo, por los likes, por compartir y por suscribiros a nuestra Newsletter!
Un saludo y hasta la próxima!
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